Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des achats ?
Les acheteurs ne sont plus limités aux discussions sur les prix. La mondialisation du commerce, la crise financière, les préoccupations environnementales, géopolitiques et sociales ont rendu le travail de l’acheteur plus difficile au fil du temps. De ce fait, le service des achats s’est imposé comme un levier de performance essentiel au sein des entreprises. C’est pourquoi, pour que les entreprises restent compétitives, la transformation numérique est une étape cruciale.
Quelle est la définition d’un logiciel d’achat ?
Un logiciel de gestion des achats vous aide à créer et à maintenir une base de données documentant tout ce qui est lié au service des achats de votre organisation.
Il permet le suivi de l’ensemble du cycle d’achat, y compris les demandes, les commandes, les budgets, les factures, la livraison et les fournisseurs. Puisqu’elle automatisera certains processus, la fonctionnalité d’acquisition de logiciels dépend de la taille de votre entreprise. Acheter un logiciel adapté à vos besoins peut rationaliser votre processus d’achat tout en augmentant vos profits et votre productivité.
En conséquence, la numérisation est un outil puissant pour les responsables d’achat. Ainsi, sélectionnez un logiciel de gestion des achats tel que le processus Procure-to-Pay (également appelé Purchase-to-Pay ou P2P) qui comprend toutes les procédures d’achat opérationnelles de la demande d’achat au « traitement des factures ».
Les solutions P2P couvrent divers processus, notamment :
- Achats de biens et services : toutes les étapes de l’achat de produits et services, de la première demande d’achat à l’approbation finale et à la commande ;
- Ressources externes : accès facile à l’information sur le recrutement d’intérimaires ;
- Gestion du budget : aperçu du budget en temps réel avec des tableaux de bord et des rapports clairs pour un contrôle total du budget.
Les fonctionnalités du logiciel de gestion des achats
Voici les principales tâches du logiciel de gestion des achats, qui vont de l’administration des commandes à la comptabilité départementale :
Gestion et paiement des factures
Vous pourrez saisir toutes les factures que vous avez payées ou que vous paierez dans votre programme. Vous pourrez également suivre la progression de vos paiements, et il ne vous sera plus difficile de naviguer et vous obtiendrez une image consolidée de tous vos échanges.
Vous aurez aussi un contrôle total sur les budgets, ainsi que sur les sorties et les entrées de trésorerie grâce au logiciel de gestion des achats.
Gestion des commandes
Vous pouvez régulièrement consulter et suivre simplement et rapidement les commandes en cours grâce au programme d’achat. De plus, vous pouvez modifier l’édition des factures en toute rapidité, et la gestion des commandes sera de plus en plus rapide maintenant que vous avez une perspective plus globale et des tableaux de bord plus larges.
Utilisation du logiciel de gestion d’achat pour gérer les fournisseurs
Sur la plateforme de gestion des achats, vous aurez une possibilité d’entrée à un référencement et un suivi de tous vos fournisseurs. Cela vous permet d’avoir toutes vos informations en un seul endroit et ainsi de vous déplacer plus rapidement.
Suivi des reçus dans le logiciel d’achat
Le logiciel d’achat vous fournira également des informations sur l’état des commandes reçues. Cela permet de ne pas perdre du temps car vous n’aurez pas à tout revérifier et vous saurez immédiatement quand vous devez rappeler vos fournisseurs.
Gérer les achats de façon efficace est souvent un très grand casse-tête, c’est pourquoi il est préférable de faire usage d’une plateforme capable de rendre tout cela plus accessible.
Découvrez ici l’un des outils les plus avantageux pour une gestion des achats nouvelle génération !
Quelle plateforme utiliser pour la gestion des achats ?
Nous le savons tous, la gestion des achats est une formalité absolument nécessaire pour les entreprises. C’est la raison pour laquelle il faut user des bons outils pour mener à bien une telle mission.
Il se trouve qu’il existe à présent plusieurs plateformes de gestion des achats sur la toile comme My Intranet. L’utilisation de cette dernière est souvent conseillée en raison de tous les avantages qu’elle présente. Parmi eux, il est possible de citer :
- L’accès à une base de données complète des fournisseurs ;
- Un workflow complet ;
- Le suivi des livraisons ;
- La saisie des bons de commande, etc.
En plus de tout cela, cet outil de gestion permet à tout le monde de bénéficier de ses avantages. Cela va de l’employé au manager en passant par le service de comptabilité.
Tout devient donc plus facile, notamment la validation des commandes ou encore l’envoi de bons de commande dématérialisés.
Cela permet de gagner beaucoup de temps qu’il est possible de consacrer à d’autres tâches importantes.
