Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des achats ?

Les acheteurs ne sont plus limités aux discussions sur les prix. La mondialisation du commerce, la crise financière, les préoccupations environnementales, géopolitiques et sociales ont rendu le travail de l'acheteur plus difficile au fil du temps. De ce fait, le service des achats s'est imposé comme un levier de performance essentiel au sein des entreprises. C'est pourquoi, pour que les entreprises restent compétitives, la transformation numérique est une étape cruciale.

Quelle est la définition d'un logiciel d’achat ?

Un logiciel de gestion des achats vous aide à créer et à maintenir une base de données documentant tout ce qui est lié au service des achats de votre organisation.

Il permet le suivi de l'ensemble du cycle d'achat, y compris les demandes, les commandes, les budgets, les factures, la livraison et les fournisseurs. Puisqu'elle automatisera certains processus, la fonctionnalité d'acquisition de logiciels dépend de la taille de votre entreprise. Acheter un logiciel adapté à vos besoins peut rationaliser votre processus d'achat tout en augmentant vos profits et votre productivité.

En conséquence, la numérisation est un outil puissant pour les responsables d'achat. Ainsi, sélectionnez un logiciel de gestion des achats tel que le processus Procure-to-Pay (également appelé Purchase-to-Pay ou P2P) qui comprend toutes les procédures d'achat opérationnelles de la demande d'achat au « traitement des factures ». 

Les solutions P2P couvrent divers processus, notamment :

  • Achats de biens et services : toutes les étapes de l'achat de produits et services, de la première demande d'achat à l'approbation finale et à la commande ;
  • Ressources externes : accès facile à l'information sur le recrutement d'intérimaires ;
  • Gestion du budget : aperçu du budget en temps réel avec des tableaux de bord et des rapports clairs pour un contrôle total du budget.

Les fonctionnalités du logiciel de gestion des achats

Voici les principales tâches du logiciel de gestion des achats, qui vont de l'administration des commandes à la comptabilité départementale :

Gestion et paiement des factures

Vous pourrez saisir toutes les factures que vous avez payées ou que vous paierez dans votre programme. Vous pourrez également suivre la progression de vos paiements, et il ne vous sera plus difficile de naviguer et vous obtiendrez une image consolidée de tous vos échanges.

Vous aurez aussi un contrôle total sur les budgets, ainsi que sur les sorties et les entrées de trésorerie grâce au logiciel de gestion des achats.

Gestion des commandes

Vous pouvez régulièrement consulter et suivre simplement et rapidement les commandes en cours grâce au programme d'achat. De plus, vous pouvez modifier l'édition des factures en toute rapidité, et la gestion des commandes sera de plus en plus rapide maintenant que vous avez une perspective plus globale et des tableaux de bord plus larges. 

Utilisation du logiciel de gestion d'achat pour gérer les fournisseurs

Sur la plateforme de gestion des achats, vous aurez une possibilité d'entrée à un référencement et un suivi de tous vos fournisseurs. Cela vous permet d'avoir toutes vos informations en un seul endroit et ainsi de vous déplacer plus rapidement.

Suivi des reçus dans le logiciel d'achat

Le logiciel d'achat vous fournira également des informations sur l'état des commandes reçues. Cela permet de ne pas perdre du temps car vous n'aurez pas à tout revérifier et vous saurez immédiatement quand vous devez rappeler vos fournisseurs

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